APRILE TEMPO DI ASSEMBLEA E BILANCI: le buone pratiche per le ASD
In quattro mosse come rispettare il principio di democraticità richiesto dall’art. 90 L.289/02 e dall’art.148 comma VIII t.u.i.r.
di Biancamaria Stivanello, avvocato del foro di Padova
Si avvicina il momento dell’anno più importante per gli adempimenti interni a rilevanza esterna per le associazioni sportive dilettantistiche : quando l’esercizio è solare – da gennaio a dicembre, come nella gran parte dei casi – il 30 aprile 2019 rappresenta di solito il termine per l’approvazione del rendiconto annuale chiuso al 31 dicembre 2018.
Perché di solito? E come verificare la durata dell’esercizio solare?
La risposta a queste e a molte altre domande sul come fare, viene innanzitutto dallo statuto.
- Il primo passo consiste dunque nella scrupolosa rilettura dello statuto sia per verificare il recepimento dei contenuti formali imposti dall’art. 90 L.289/02 (necessari per acquisire lo status di ASD e l’iscrizione al Registro Coni) e dall’art.148 comma VIII, necessari per poter beneficiare dell’agevolazione sulla defiscalizzazione dei corrispettivi specifici (incassi di quote per corsi, abbonamenti, stage, gare e simili da parte di soci, associati e tesserati in diretta attuazione delle finalità istituzionali).
In sintesi i contenuti delle clausole possono riassumersi come segue:
a)divieto di distribuzione diretta e indiretta di proventi, utili, avanzi di gestione durante la vita dell’associazione, obbligo di devoluzione del patrimonio secondo le modalità indicate dalle norme in caso di scioglimento e intrasmissibilità della quota ;
b)effettività del rapporto associativo, con espressa esclusione della temporaneità del rapporto associativo;
c)diritto di voto, per i maggiori di età, secondo il principio del voto per testa, per l’approvazione e le modificazioni dello statuto e del regolamento, per la nomina del consiglio direttivo, liberamente eleggibile e, annualmente, per l’approvazione del rendiconto economico finanziario;
- d) idonee forme di pubblicità delle convocazioni assembleari, delle deliberazioni e dei rendiconti.
Non è sufficiente che tali clausole siano recepite negli statuti ma è assolutamente necessario che vengano nel concreto poste in essere e rispettate, mediante l’adozione di buone pratiche idonee a comprovare la natura associativa e partecipativa del sodalizio.
- Il secondo passo è la predisposizione e approvazione del rendiconto in seno al consiglio direttivo e la fissazione dell’assemblea ordinaria annuale per consentirne l’approvazione nei termini fissati. Lo statuto indica la durata dell’esercizio sociale e il termine per l’approvazione del rendiconto annuale (se il termine non dovesse essere indicato si considerano quattro mesi dalla chiusura dell’esercizio).
- Il terzo passo è di fondamentale importanza e riguarda la convocazione dell’assemblea ordinaria.
ordine del giorno
Il consiglio direttivo, con apposita delibera, fissa data, luogo e ora per la prima e per la seconda convocazione e l’ordine del giorno che dovrà comprendere la relazione del presidente sulle attività svolte, l’approvazione del rendiconto economico finanziario, l’approvazione del preventivo se previsto nello statuto, la programmazione delle linee generali di intervento per la prossima stagione, varie ed eventuali.
Alla scadenza del consiglio direttivo – ogni tre o quattro anni o secondo la eventuale diversa durata prevista nello statuto – va inserito, con ulteriore punto all’ordine del giorno, il rinnovo delle cariche, che può tenersi contestualmente nella medesima assemblea ordinaria per l’approvazione del bilancio, salvo che lo statuto non preveda termini diversi.
Il luogo dell’assemblea deve essere idoneo ad accogliere, potenzialmente, i soci aventi diritto a partecipare: è da escludere quindi l’abitazione del presidente o un piccolo ufficio, mentre andranno bene la sede della palestra o una sala capiente di cui a.s.d. possa avere la disponibilità anche in via temporanea o un locale pubblico capiente dove eventualmente sia possibile abbinare l’assemblea alla classica cena sociale, in modo anche da favorire la massima partecipazione dei soci (e purché i due momenti siano ben distinti quanto a orari e partecipanti). La sede dell’assemblea riportata a verbale deve corrispondere alla sede indicata nella convocazione.
Il consiglio direttivo -se non vi ha provveduto prima- dovrà anche procedere alla revisione e all’aggiornamento del libro soci per verificare e individuare gli aventi diritto alla partecipazione e al voto in assemblea in base alle regole previste dallo statuto, in modo da poter adeguatamente predisporre le convocazioni ed eseguire le verifiche sul numero dei presenti in assemblea per attestarne la validità.
forme di pubblicità e comunicazione
L’avviso di convocazione, firmato dal presidente, deve contenere tutti gli elementi suindicati e deve essere adeguatamente comunicato ai soci e pubblicizzato. Le forme adottate devono innanzitutto rispettare le norme statutarie, per cui se lo statuto prevedesse la convocazione scritta da inviare a ciascun socio, questa è la regola da seguire per la validità della convocazione (in tal caso, salvo che lo statuto preveda comunicazioni con raccomandata a.r., la comunicazione scritta può essere validamente sostituita da mail , sms, chat di WhatsApp e simili; la raccomandata a.r. è invece sostituibile da posta certificata PEC che per la sua validità richiede l’utilizzo di account certificato non solo da parte del mittente ma anche da parte del destinatario).
La convocazione per affissione è in linea di principio ammessa e valida (sempre che sia così prevista dallo statuto) purché ne sia garantita l’effettiva conoscibilità da parte degli associati aventi diritto di partecipare all’assemblea: il luogo di affissione deve essere accessibile e frequentato dai soci (la sede della palestra dove abitualmente si opera e non la sede legale presso l’abitazione del presidente!).
Un utile strumento – anche se non previsto dallo statuto – è la pubblicazione sul sito dell’associazione o sul profilo/pagina Facebook o su altre piattaforme social, che può validamente ed efficacemente declinare una forma di convocazione per affissione presso la sede operativa “virtuale”. Tale strumento è inoltre particolarmente efficace non solo perché capace di raggiungere tutti i destinatari ma anche perché idoneo a dimostrare la data di pubblicazione del post e la permanenza sulla pagina o sul sito, nel rispetto dei termini previsti dallo statuto.
Anche la firma per presa visione della convocazione per affissione presso la sede, può costituire un efficace strumento ausiliario idoneo a dimostrare l’idoneità del mezzo utilizzato a raggiungere effettivamente i destinatari; con l’avvertenza che se prevista dallo statuto come specifica modalità di convocazione rischia di essere considerata alla stregua di una comunicazione personale e andrebbe quindi prudenzialmente rivolta alla generalità degli aventi diritto a partecipare.
- Il quarto e ultimo passo riguarda la verbalizzazione dell’assemblea
La forma è scritta ma non devono osservarsi forme particolari per la redazione e la conservazione dei verbali.
Non è richiesta la tenuta di libri sociali vidimati e in linea di principio sono validi anche i fogli mobili stampati da PC e sottoscritti dal presidente dell’assemblea e dal segretario verbalizzante. Tuttavia, i contenuti e la modalità di tenuta dei verbali assembleari sono in genere oggetto di contestazione da parte dei verificatori nell’ambito delle verifiche fiscali e vanno quindi prudenzialmente adottate alcune buone pratiche, utili soprattutto a garantire e comprovare l’effettiva partecipazione degli associati e la trasparenza nella gestione.
Formule standard come “Il Presidente rilevato che l’assemblea è stata regolarmente convocata a norma di statuto e che pertanto il numero dei presenti è sufficiente per la validità dell’assemblea in seconda convocazione dichiara l’assemblea pienamente regolare e valida e invita a discutere e deliberare sugli argomenti all’ordine del giorno” non danno conto delle effettive presenze. E’ quindi opportuno integrare il verbale riportando il numero dei presenti e/o inserendo i loro nominativi e raccogliendo la loro firma di presenza in foglio separato da allegarsi al verbale.
La scarsa partecipazione – purché non sia circoscritta ai soli componenti del direttivo e ai collaboratori sportivi – non è indice di scarsa democraticità e di violazione del divieto di effettività del rapporto associativo: è però fondamentale che tutti gli aventi diritto abbiano conosciuto o siano stati messi nelle condizioni di conoscere, la convocazione dell’assemblea e siano stati posti nella condizione di parteciparvi. Di qui l’importanza della pubblicità della convocazione e della verifica del libro soci.
La redazione del verbale non richiede formule particolari ed anzi vanno evitate frasi ripetitive negli anni e stereotipate: la relazione del presidente sull’attività svolta non potrà essere sempre uguale; la trattazione dei programmi per la stagione a venire, per quanto non dettagliata trattandosi di linee generali, non può limitarsi a formule generiche del tipo “ si approva la divulgazione e la promozione delle attività sportive dilettantistiche” ma dovrà dare conto delle proposte avanzate dai soci e dal consiglio direttivo, che siano sufficientemente specifiche e concrete (quali gare e manifestazioni, quali attività formative, quali ulteriori e diverse attività e progetti rispetto all’esercizio chiuso e così via) anche in riferimento alle risorse disponibili o alla previsione di nuove iniziative ed attività che possano essere utili a finanziare le attività sportive. Si richiama l’attenzione su tali aspetti, spesso trascurati, soprattutto alla luce degli adempimenti richiesti dal Registro Coni 2.0 : è importante infatti una adeguata programmazione delle attività da inserire nel registro (sportive, didattiche, formative) per garantire il mantenimento dell’iscrizione.
Nel corso dell’assemblea i partecipanti devono prendere visione del rendiconto economico finanziario, e di tale passaggio va dato atto nel verbale. Il rendiconto deve essere comunque adeguatamente pubblicizzato: non vi è alcun obbligo di rendere pubblico o di depositare il rendiconto; con tale espressione si intende che il bilancio e i dati in esso contenuti devono essere messi a disposizione dei soci che non abbiano potuto o voluto partecipare all’assemblea.
Il verbale deve riportare, anche sommariamente ma con precisione, l’illustrazione delle voci e degli importi di ricavo e spesa e le annotazioni patrimoniali per informare i soci non solo del risultato di gestione ma anche della presenza di attività (ad esempio il saldo in conto corrente, il valore delle attrezzature acquistate o l’importo di crediti da incassare) o di passività (ad esempio debiti verso fornitori, banche, soci).
Come detto non vi è alcun obbligo di tenere un registro vidimato; ma se il libro verbali viene tenuto a fogli mobili è comunque opportuno numerare progressivamente i fogli e conservarli in ordine cronologico.
